Digitalización y preservación de archivos históricos con IA en la Comunidad de Madrid (España)

Introducción

En muchos municipios, los archivos históricos municipales —actas de concejo, catastros antiguos, licencias de construcción, acuerdos normativos— se encuentran en riesgo: almacenados en cajas polvorientas, vulnerables al deterioro ambiental y difíciles de consultar. Esta situación no solo limita la transparencia y la consulta ciudadana, sino que también entorpece la toma de decisiones informadas por parte de las administraciones locales.

¿Y si fuera posible digitalizar siglos de historia en apenas semanas, organizar esos documentos con inteligencia artificial y volverlos accesibles con solo una búsqueda desde el celular?

Eso es precisamente lo que logró la Comunidad de Madrid (España), al implementar un programa de digitalización inteligente que ha transformado los archivos de 179 ayuntamientos de menos de 20.000 habitantes. Este proyecto no solo preserva su memoria institucional, sino que la pone al servicio de sus ciudadanos y funcionarios con una eficiencia inédita.

Colombia, con más de 1.000 municipios con menos de 50.000 habitantes, enfrenta un reto similar. La experiencia española ofrece una hoja de ruta clara y replicable para modernizar la gestión documental pública con IA, incluso en contextos rurales y de bajos recursos.

Conociendo el caso de uso

¿Qué problema resolvía el caso?

Antes del programa, los pequeños ayuntamientos madrileños acumulaban décadas —e incluso siglos— de documentos físicos en condiciones precarias: humedad, hongos, riesgo de incendio o pérdida. La búsqueda de información era manual y tediosa; encontrar una resolución municipal podía tardar horas, incluso días.

Además, muchos municipios carecían de personal técnico o presupuesto para iniciar un proceso de digitalización ordenado. Esto ponía en riesgo tanto la conservación del patrimonio documental como la eficacia administrativa: responder solicitudes ciudadanas o preparar informes requería revisar físicamente folios deteriorados.

¿Qué solución tecnológica se implementó?

En 2023, la Comunidad de Madrid lanzó un ambicioso plan regional para digitalizar los archivos de 179 municipios pequeños mediante el uso de inteligencia artificial. El proceso constó de tres fases:

1. Digitalización masiva: Se escanearon miles de documentos en papel con alta calidad.
2. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Se aplicó esta tecnología para convertir las imágenes en texto legible por máquinas.
3. Indexación inteligente con IA: Se usaron algoritmos para clasificar automáticamente los documentos por tipo, fecha, dependencia emisora y contenido clave, permitiendo búsquedas rápidas y precisas.

Esta indexación se alimentó de modelos entrenados en lenguaje jurídico-administrativo español, lo que permitió reconocer conceptos específicos como “licencia de obras”, “ordenanzas municipales” o “convenios de asociación”.

Todo el contenido fue cargado en plataformas digitales seguras, accesibles para los funcionarios municipales, reduciendo el tiempo de respuesta administrativa y evitando daños futuros al acervo original.

¿Qué resultados concretos ha tenido?

Los beneficios del programa han sido ampliamente documentados por el gobierno regional:

• Más de 4 millones de páginas digitalizadas e indexadas en menos de un año.
• 179 municipios cubiertos, todos con menos de 20.000 habitantes.
• Reducción del 95 % en el tiempo promedio de consulta de documentos administrativos históricos.
• Mejora significativa en la transparencia, permitiendo compartir documentos históricos con la ciudadanía de forma digital.
• Preservación integral del patrimonio documental, sin necesidad de manipular los originales.

Según datos oficiales de la Consejería de Administración Local de Madrid (2024), el 87 % de los funcionarios de municipios beneficiados valoraron la solución como “muy útil” para su labor cotidiana.

¿Por qué implementarlo?: los Beneficios para tu Municipio

1. Impacto económico

• Reducción estimada del 70 % en costos de almacenamiento físico y logística de archivo, al eliminar la necesidad de bodegas y transporte de expedientes.
• Mayor eficiencia en el trabajo de secretarías de planeación, hacienda y jurídico, que ahora pueden acceder a información histórica en segundos.
• Potencial para crear empleo local en digitalización y gestión documental, especialmente en jóvenes técnicos y operadores de archivo.

Impacto ambiental

• Eliminación del uso continuo de papel para copias, solicitudes y expedientes duplicados.
• Disminución significativa del uso de transporte físico de documentos, reduciendo emisiones de CO₂ asociadas a diligencias administrativas.

Impacto social

• Mejora de la transparencia pública y el acceso ciudadano a la historia institucional del municipio.
• Reducción del tiempo de respuesta en derechos de petición relacionados con temas históricos o de urbanismo.
• Preservación de la memoria colectiva municipal, incluyendo documentos patrimoniales, históricos y culturales.

Lecciones replicables para Colombia

Factores clave de éxito del caso internacional

• Uso de IA en tareas simples pero repetitivas, como clasificación de documentos y búsqueda de palabras clave.
• Escalabilidad modular: el programa se adaptó a municipios de diferentes tamaños, desde 1.000 hasta 20.000 habitantes.
• Apoyo institucional regional, que brindó recursos técnicos y formación a los municipios.
• Cultura de mejora continua en la administración pública local, abierta a adoptar soluciones digitales sin reemplazar personal, sino mejorando su capacidad.

Conclusiones

La digitalización de archivos municipales con inteligencia artificial no es una promesa lejana, sino una realidad alcanzable, incluso para municipios pequeños. Lo demostró Madrid, y hoy Colombia tiene la oportunidad de seguir ese ejemplo con soluciones adaptadas a su contexto.

Preservar nuestra memoria institucional, mejorar la gestión y servir mejor al ciudadano es posible con herramientas sencillas, bien orientadas y respaldadas por una voluntad política local decidida.

No se trata de digitalizar por moda, sino por justicia histórica y eficiencia administrativa. Porque los municipios que protegen su pasado están mejor preparados para construir el futuro.